<p>Para una oficina con entre cinco y quince empleados, la impresora es el dispositivo que todos utilizan a diario y en el que nadie piensa hasta que se atasca. El error suele cometerse en el momento de la compra: se coloca en la oficina un modelo doméstico porque era barato y, al cabo de un año, los atascos de papel, las esperas en el alimentador de originales y los costes de tóner se suman hasta multiplicar varias veces el precio de compra. Esta guía enumera los seis criterios que hacen que una impresora multifunción sea apta para la oficina y muestra cómo calcular los costes totales antes de comprar.</p><h2>Estimar primero el volumen mensual</h2><p>Cuenta durante una semana las páginas impresas, copiadas y escaneadas y extrapola. Cada fabricante indica un volumen mensual recomendado; el equipo debería superarlo, no quedarse por debajo, porque las piezas de desgaste como los rodillos de arrastre y la unidad fusora están diseñadas para ello. Una oficina con 2 000 páginas al mes necesita un equipo distinto que una con 300, aunque sobre el papel ambos ofrezcan las mismas funciones.</p><h2>Láser o depósito de tinta</h2><p>Para documentos de texto, facturas y contratos, la impresora láser sigue siendo la opción robusta: rápida, resistente al roce e insensible a las pausas prolongadas. Los modernos equipos de depósito de tinta se acercan a los láser en documentos en color e imprimen a un coste por página muy bajo, pero necesitan un uso regular para que los inyectores no se sequen. Una oficina que imprime mayoritariamente en blanco y negro suele salir más barata con un láser monocromo y un pequeño equipo en color para presentaciones ocasionales que con una gran multifunción en color para todo.</p><h2>Dúplex y alimentador de originales: los ahorradores de tiempo</h2><ul><li><strong>La impresión dúplex automática</strong> reduce a la mitad el consumo de papel y es obligatoria en la oficina.</li><li><strong>El alimentador de originales (ADF)</strong> con capacidad para al menos 50 hojas escanea y copia pilas sin supervisión; un alimentador con escaneo a doble cara en una sola pasada ahorra minutos cada día con los contratos.</li><li><strong>Escanear a correo y escanear a carpeta</strong> directamente en el equipo sustituyen el rodeo por un PC y funcionan con cualquier sistema de gestión documental.</li></ul><h2>Red y administración</h2><p>Una impresora de oficina debe conectarse a la LAN mediante <a href='https://distrinode.es/cables-de-red-ethernet'>cable de red</a>, no por wifi: más estable, más rápida y sin caídas tras reiniciar el router. Fíjate en que tenga una dirección IP fija, una interfaz web de administración, PIN de usuario para impresiones confidenciales y compatibilidad con impresión móvil. Para equipos que se comparten entre departamentos, merece la pena un modelo con contadores por usuario.</p><h2>Costes posteriores: la única magnitud de comparación honesta</h2><p>Divide el precio del <a href='https://distrinode.es/toner'>cartucho de tóner</a> entre su rendimiento y suma los kits de tambor y mantenimiento, que en los equipos de oficina se facturan por separado. Una impresora barata con tóner caro cuesta a lo largo de tres años más que un equipo sólido con cartuchos de alta capacidad. Con 1 000 páginas al mes, un céntimo por página de diferencia supone 360 euros en tres años, más que la diferencia de precio de muchos equipos.</p><h2>Manejo del papel y ubicación</h2><p>Una bandeja de 250 hojas basta para equipos pequeños; a partir de diez empleados, una segunda bandeja o una de 500 hojas ahorra tener que recargar constantemente. Comprueba el nivel de ruido en funcionamiento si el equipo está en una oficina diáfana, y el consumo eléctrico en reposo, que varía notablemente en las impresoras láser con la unidad fusora en caliente.</p><h2>La lista de comprobación para decidir</h2><ul><li>Volumen mensual recomendado por encima de la propia necesidad.</li><li>Láser para texto y volumen, depósito de tinta para color económico con uso regular.</li><li>Dúplex, ADF con escaneo a doble cara, escaneo a correo.</li><li>Conexión LAN, interfaz web, impresión con PIN.</li><li>Precio por página calculado incluyendo tambor y kit de mantenimiento.</li><li>Capacidad de papel, nivel de ruido y consumo en reposo adecuados a la ubicación.</li></ul><p>La selección actual de <a href='https://distrinode.es/impresoras-y-escaneres'>impresoras y equipos multifunción</a> puede filtrarse según estos criterios; el equipo de DistriNode calcula, si lo deseas, el coste por página para tu volumen antes de que te decidas.</p><h2>Compras erróneas típicas</h2><p>La primera compra errónea es el precio como único criterio: el equipo más barato casi siempre tiene el tóner más caro. La segunda es el wifi como única conexión en la oficina, lo que provoca caídas cada vez que se reinicia el router. La tercera es la falta de alimentador de originales, porque en el momento de la compra nadie pensó en escanear contratos. A ello se suman una bandeja de papel demasiado pequeña, que hay que rellenar a diario, y un equipo en color para una oficina que imprime al 95 por ciento en blanco y negro y tira los cartuchos de color secos cada dos años. Quien repase estos cinco puntos antes de comprar, no volverá a tener la impresora en su lista de tareas en tres años.</p><h2>Preguntas frecuentes</h2><p><strong>¿Basta una impresora doméstica para cinco empleados?</strong> A corto plazo sí, a largo plazo rara vez: los rodillos de arrastre y el tóner están diseñados para unos pocos cientos de páginas al mes, y los tiempos de espera en el equipo cuestan más que la diferencia de precio.</p><p><strong>¿Color o blanco y negro?</strong> Quien imprime menos de una décima parte de las páginas en color suele ahorrar dinero y problemas con un equipo monocromo más una pequeña impresora de color aparte.</p><p><strong>¿Merece la pena un contrato de mantenimiento?</strong> A partir de unas 3 000 páginas al mes o cuando las averías bloquean al equipo, sí; por debajo de eso basta con tóner de repuesto en el armario y un distribuidor con un plazo de entrega corto.</p><p><strong>¿Qué significa realmente la indicación de páginas por minuto?</strong> La velocidad a partir de la segunda hoja. Más importante en el día a día de la oficina es el tiempo hasta la primera página desde el modo de reposo, que está entre cinco y treinta segundos.</p>